Das oberste Organ des Vereins ist die Delegiertenversammlung. Sie findet einmal im Kalenderjahr statt und ist vom Vorstand unter Einhaltung einer Frist von vier Wochen und unter Mitteilung der Tagesordnung schriftlich einzuberufen und von ihm oder seinem Stellvertreter zu leiten.
Eine außerordentliche Delegiertenversammlung muss einberufen werden, wenn Vorstand oder Verbandsrat dies aus wichtigem Grund beschließen oder ein schriftlicher, mit Gründen zu versehender Antrag von mindestens ¼ der Delegierten vorliegt.
Eine ordnungsgemäß einberufene Delegiertenversammlung ist ohne Rücksicht auf die Zahl der anwesenden Delegierten beschlussfähig.
Der Vorstand und der Verbandsrat nehmen an den Sitzungen der Delegiertenversammlung mit Rederecht aber ohne Stimmrecht teil.
Änderungen an der Satzung erfordern eine 2/3 Mehrheit der anwesenden Delegierten.
Die Auflösung des Vereins erfordert eine ¾ Mehrheit aller Delegierten.
Jede Gemeinde / Gemeinschaft entsendet einen Delegierten, Gemeinden / Gemeinschaften mit mehr als 80 Mitgliedern entsenden zwei Delegierte.
Aufgaben der Delegiertenversammlung:
- Sie wählt den Verbandsrat.
- Sie nimmt den Rechenschaftsbericht des Vorstandes und des Verbandsrates entgegen.
- Sie entlastet den Verbandsrat
- Sie nimmt den Kassenbericht entgegen und stellt den Jahresabschluss fest.
- Sie wählt die Kassenprüfer/Kassenprüferinnen für jeweils ein Jahr.
- Alternativ dazu kann sie auch den Verbandsrat beauftragen eine Person, die dem wirtschaftsprüfenden und/oder steuerberatenden Berufsstand angehört, zu bestellen.
- Sie bestimmt die Höhe der Mitgliederbeiträge.
- Sie entscheidet über gestellte Anträge.
- Sie beschließt über Änderungen der Satzung.
- Sie beschließt über die Auflösung des Vereins.
- Sie gibt sich eine Geschäftsordnung.
Anforderungsprofil für Delegierte:
Die Delegierten sind das Bindeglied zwischen Verbandsleitung und Verbandsrat und Gemeindeleitung(en). Sie vermitteln die Sicht der Gemeindeleitungen bzw. der Gemeinschaften zur Leitungsebene und umgekehrt die Sicht (und die Entscheidungen) der Leitungsebene zu Gemeindeleitungen bzw. den Gemeinschaften.
Delegierte sollten möglichst zur GL gehören.
Sie sollten in der Lage sein, in einem solchen Gremium mitzuarbeiten und insbesondere fähig sein, über den eigenen Bereich hinaus, die eigene Gemeinschaft hinaus, zu denken. Konkret: Sie müssen grundlegende Entscheidungen für die Arbeit und Weiterentwicklung des Verbandes treffen. Dazu bedarf es u.a. auch der Befähigung sich in Fragen einzuarbeiten die komplex sind, also auch der Bereitschaft, andere Erfahrungen, Sichtweisen usw. ernst zu nehmen und zu prüfen.
Damit ist klar, Delegierte sollten nicht solche sein, die (noch) nichts oder nichts Besseres zu tun haben!!
Für die Arbeit und das Selbstverständnis der Delegierten bedeutet das u.a.:
Delegierte haben ein Mandat ihrer Gemeindeleitung. Sie stimmen sich also mit der GL in allen anstehenden Fragen ab.
Dies Mandat ist aber kein „imperatives Mandat“. D.h. sie sind nicht ausschließlich und zwingend an die Vorgaben der GL gebunden.
Denn Delegierte haben gewissermaßen auch ein Mandat des Verbandes. D.h. sie sind ebenso verpflichtet, Entscheidungen im Blick auf das Wohl und Wehe des gesamten Verbandes zu treffen. Freilich nach Abwägen aller ihnen zugänglichen Argumente, im Notfall auch gegen die erklärte Meinung ihrer GL. Dann allerdings haben sie ihre Entscheidung, bzw. die der Delegiertenversammlung auch zu vermitteln und zu vertreten.
Delegierte sind also nicht nur „Briefträger“!
Sie haben Entscheidungen zu treffen auf dem Hintergrund der Meinungsbildung in der Gemeindeleitung, aber in der Verantwortung für das „Ganze“; für den gesamten Verband. Insofern sind sie nur ihrem Gewissen verantwortlich (und natürlich ihrem Herrn).
Delegierte sollten möglichst diese Aufgabe längere Zeit wahrnehmen. Um fruchtbar mitarbeiten zu können, ist ein gewisses Maß an Kontinuität erforderlich. Die Zusammenhänge im Verband erschließen sich einem sonst nicht in genügendem Umfang.